Материально-техническое обеспечение

1.    Цели деятельности по МТО 

Основные цели деятельности по Материально Техническому Обеспечения (МТО):

• обеспечение потребности Заказчика в МТО надлежащего качества, в требуемые сроки и по оптимальным ценам;

• осуществление поставок в координации со сроками строительства и пусконаладки;

• соблюдение принципа бережливости;

• соблюдение требований и стандартов РФ в части экологической, промышленной безопасности;

• соблюдение законов, норм и правил РФ в отношении стран-производителей оборудования и материалов

 

Фундаментальные составляющие плана МТО:

• заблаговременное определение условий проведения закупочной деятельности, включая сроки поставки и ожидаемое качество результатов;

• заблаговременное определение методов, критериев и порядка определения победителя для всех участников;

• информационная открытость закупок;

• равноправие, справедливость, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки;

• формирование и поддержание конкурентной среды для осуществления закупок с соблюдением требований по привлечению местных ресурсов и с учетом ограничений (включая санкции);

• выбор технико-коммерческих предложений поставщиков по наилучшим совокупным значениям требуемых показателей (качество, условия поставки, цена и др.);

• консолидация всей информации, имеющей отношение к МТО, в единой базе данных

• постоянный контроль за исполнением поставщиками договоров поставки;

• целевое и экономически эффективное расходование денежных средств на приобретение товаров, работ, услуг (реализация мер, направленных на сокращение издержек Заказчика);

• своевременная поставка бестарных материалов

• оптимизация взаимодействия в ходе рабочего проектирования за счет присутствия представителей от ключевых поставщиков в офисах ООО «АСП-АКВА».

• присутствие представителей группы МТО ООО «АСП-АКВА» в главных офисах поставщиков, а также на площадках модульного производства (если используются) и на строительной площадке

• все поставляемое оборудование, материалы и запасные части должны быть новыми и использоваться впервые.

• все поставляемое оборудование и материалы должны быть лицензированными и сертифицированными надлежащим образом.

 

ООО «АСП-АКВА» поставляет все оборудование и материалы, необходимые для выполнения работ в соответствии с условиями договора. Во избежание сбоя при выполнении работ ООО «АСП-АКВА» также поставляет за свой счет достаточное количество резервных и запасных частей в соответствии с типом и параметрами оборудования и материалов.

ООО «АСП-АКВА» осуществляет закупки по всему миру на конкурсной основе, за исключением случаев, когда иное требуется в соответствии с нормами или Техническими условиями, при условии соблюдения норм Российской Федерации в отношении стран-производителей.

ООО «АСП-АКВА» подбирает конкурентоспособные заявки. Оценка заявок выполняется с учетом технических аспектов. Заказы на закупку / Договоры субпоставки  подписываются после утверждения технической части заказа Заказчиком.

ООО «АСП-АКВА» выбирает Поставщиков и оборудование в соответствии с утвержденной заказной документацией,  а также регламентами по МТО и требованиями графика.

Для каждого Проекта ООО «АСП-АКВА» рассматривает возможность использования единого логистического оператора и/или осуществления практически всех закупок собственными силами за исключением части строительных материалов, поставка которых передается в зону ответственности строительных подрядчиков.

 

Требования к привлечению местных ресурсов 

ООО «АСП-АКВА» обеспечивает равноправные и разумные возможности участия российских компаний в поставке товаров и услуг по Проекту.

В случае невозможности привлечения российских компаний, либо более низкой их конкурентоспособности (по техническим и коммерческим характеристикам) привлечение иностранных компаний осуществляется с учетом действующих санкций в отношении России (от поставщиков, на которых данные санкции не распространяются).

 

2.    Процедура управления МТО 

Управление материально-техническим обеспечением (МТО)  начинается с момента определения требований:

• к закупаемым товарам (разработка ПД/РД, ТЧЗ, ОЛ),

• к потенциальным поставщикам (проведение процедур отбора потенциальных поставщиков, разработка и утверждение перечня одобренных поставщиков по основным видам оборудования и материалов требуемых по проекту)

• к заключаемым договорам субподряда.

Управление и контроль МТО  проводится на всем протяжении выполнения Проекта: разработка и согласование комплекта ТЧЗ и ОЛ, на их основании подготовка запросов на закупку, запрос коммерческого предложения, оценка предложений по отбору, выдача рекомендаций о заключении контракта, размещение заказа на поставку/заключения договора Субподряда, экспедирование, контроль качества, инспекции, транспортировка и таможенное оформление, получение товара на складе, хранение и выдача закупленного товара, оплата и закрытие счета.

Управление поставками предусматривает:

• Определение перечня оборудования, материалов и конструкций

• Подготовку и согласование разделительной ведомости

• Предварительный расчёт стоимости оборудования и материалов

• Формирование, актуализацию и контроль исполнения графиков заказа и поставки оборудования и материалов

• Подготовку отчётов по исполнению графика

• Контроль за расходами на приобретение оборудования и материалов

 

Управление МТО включает в себя четыре основных этапа:

• ЭТАП 1: Подготовительные процедуры

• ЭТАП 2: Заказ

• ЭТАП 3: Технический контроль

• ЭТАП 4: Логистика 

 

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

 

 Этап «ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ» включает в себя:

 

• Получение от Проектного института или разработка силами собственного проектного подразделения комплекта Опросных листов (ОЛ), Запросов на техническое предложение (ЗТП), Технической части заказа (ТЧЗ) по проекту (Далее Документация для Заказа).

• Согласование Документации для Заказа и передача ее в отдел МТО.

• Определение перечня материалов и оборудования на основании Документации для Заказа и проведение предварительного расчета стоимости полученного перечня.

• Подготовка предварительного перечня потенциальных поставщиков на основании вышеуказанного перечня материалов и оборудования и утвержденного конечным Заказчиком списка рекомендованных производителей оборудования и материалов.

• Актуализация и согласование критериев оценки поставщиков/изготовителей с учетом особенностей данного Проекта.

  

ЗАКАЗ

 

 Этап «ЗАКАЗ» включает в себя:

• Аттестацию поставщиков/изготовителей;

• Проведение тендера;

• Заключение контракта и его администрирование. 

 

Аттестации изготовителей

• Разработка и подготовка комплекта документов для предварительного отбора поставщиков.

• Подготовка приглашений к участию в предварительном отборе

• Отправка ОЛ, ЗТП, спецификаций, анкет претендентов

• Получение оформленных вопросников, отзывов и другой документации для отбора поставщиков/изготовителей по проекту

• Получение ТКП, согласование вопросов, возникших при подготовке ТКП

• Формирование сводных таблиц общих данных по видам оборудования.

• Формирование сводных таблиц технических данных по отдельным позициям оборудования

• Подготовка аналитических материалов по предварительному отбору поставщиков.

•  Подготовка протоколов устранения замечаний по результатам рассмотрения технических предложений поставщиков/изготовителей

• Утверждение перечней аттестованных по проекту поставщиков/изготовителей (4-5 заводов по каждому типу оборудования)

 

Организация и проведение тендера 

• Разработка и утверждение регламента проведения тендера,  методики и критериев оценки технико-коммерческих предложений (ТКП), согласование состава тендерной комиссии.

• Прием ТКП.

• Анализ технической части предложения, уточнение  технических вопросов в поставщиками, «выравнивание» всех участников по технике.,

• Подготовка сравнительной таблицы по каждому виду оборудования, материалов и отбор участников допущенных к участию коммерческой части тендера. Для обеспечения получения предложения оптимальных по критерию цена/качество число участников коммерческой части тендера должно быть не менее 3-х.

• Анализ коммерческой части предложения и подготовка сравнительной таблицы по каждому виду оборудования, материалов.

• Проведение отбора. Оценка финальных ТКП и определение победителя.

• Извещение победителя отбора и приглашение его для участия в переговорах по заключению контракта.

 

 Заключение контракта и его администрирование 

• Разработка и согласование форм договоров на закупку оборудования и материалов

• Проведение предварительных переговоров с претендентами

• Урегулирование разногласий с выбранным поставщиком до заключения договора.

• Контроль исполнения обязательств со стороны заводов-изготовителей по срокам, качеству, объёмам и стоимости

• Контроль предоставления изготовителем необходимой документации на оборудование и материалы

• Формирование, актуализация и контроль исполнения графика платежей за поставляемые оборудование и материалы, и т п.

• Ведение претензионной работы (при необходимости)

 

ТЕХНИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

 

Этап «Технический контроль» включает в себя, не ограничиваясь:

• Разработку плана-графика изготовления, проведения контроля качества на  заводах-изготовителях оборудования и материалов.

• Контроль получения РКД на заказанное оборудование, проверка соответствия РКД требованиям ОЛ, ЗТП, согласование РКД и выдача  разрешения на начало изготовления оборудования.

• Инспектирование и экспедирование процесса производства оборудования  

• Инспектирование и экспедирование процесса производства материалов.

• Подготовку ежемесячных отчётов о статусе изготовления

 

В ходе инспектирования и экспедирования проводится:

• Контроль качества и адекватности объема проводимых заводских испытаний.

• Анализ исходных химических и физических свойств используемых материалов.

• Мониторинг сборки, изготовления и монтажа изготовителем, а также все необходимые испытания.

• Неразрушающий контроль сварных соединений.

• Проверка соответствия характеристик и параметров произведенного оборудования проектным спецификациям и нормативным документам

• Проведение испытаний под давлением,

• контроль качества и комплектности оборудования,

• Контроль качества, комплектности и сопроводительной документации к оборудованию (сертификаты заводских испытаний, сертификаты качества, паспорта на оборудование, инструкции и руководства по монтажу и эксплуатации и др.),

• визуальный контроль,

• инспекция перед отгрузкой (комплектность, упаковка,   маркировка, качество погрузки, проверка корректности заполнения сопроводительной документации)

• выдача разрешений на отгрузку оборудования

• подготовка и передача Заказчику документов, подтверждающих проведение инспекции.

• Оформление деклараций на соответствие требованиям Технического регламента стран Таможенного союза

  

ЛОГИСТИКА

 

Этап «Логистика» включает в себя, не ограничиваясь:

• Определение массогабаритных характеристик перевозимого оборудования и материалов

• Определение географии доставки и объема логистических операций

• Предварительный расчёт сумм транспортных, складских и прочих расходов

• Подготовка, актуализация и контроль исполнения плана-графика логистических операций (погрузка, перевозка, таможенное оформление, разгрузка, складирования и пр).

• Проверка и оформление договорной документации с контрагентами по логистике

• Подготовка, актуализация и контроль исполнения графика платежей за услуги сторонних организаций по доставке, складированию, таможенному оформлению, и т п

• Контроль за накладными расходами.

• Организация выполнения поставок

• Таможенное оформление

• Хранение и страхование

• Комплектация

  

Организация выполнения поставок

• Оценка транспортных развязок на объекте на предмет доставки оборудования на площадку

• Проработка условий перевозки, применяемых для данного вида оборудования, материалов

• Выбор перевозчика

• Расчёт транспортных схем

• Разработка и актуализация графиков доставки оборудования и материалов по номенклатуре и объему и срокам.

  

Таможенное оформление

• Проработка условий экспорта/импорта ТМЦ

• Изучение валютного и таможенного законодательства РФ и стран-контрагентов

• Подготовка плана платежей за таможенное оформление, услуги сторонних организаций по таможенному оформлению.

• Предварительный расчёт сумм таможенных пошлин и сборов

• Участие в согласовании внешнеторговых контрактов

• Подготовка справок о стоимости доставки до границы РФ.

• Подготовка пакета документов для таможенного оформления

• Подготовка разрешающих документов на ввоз/вывод

• Оформление таможенных деклараций

• Проверка и оформление договоров со сторонними организациями на закупку услуг по таможенному оформлению

• Контроль этапов прохождения таможенного оформления

  

Хранение и страхование

• Анализ данных о наличии у Заказчика баз/складов для хранения оборудования и материалов

• Согласование с Заказчиком условий и мест хранения оборудования и материалов до этапа монтажа.

• Заключение договоров на страхование материалов и оборудование

• Заключение договоров на охрану

  

Комплектация

• Получение и складирование оборудования и материалов в соответствии с этапами строительства

• Подготовка ведомостей комплектации.

• Контроль отпуска оборудования и материалов в монтаж.

  

3.      Завершение закупочной деятельности 

После заключения всех договоров на поставку и проведения закупки оборудования/материалов, в момент передачи оборудования/материалов в строительство и монтаж должна быть передана вся сопутствующая документация (чертежи, сертификаты, ОЛ, отчеты, инструкции и т.д.) и составляется акт предварительной приемки.

После завершению работ по монтажу оборудования будет выпущен акт механической готовности, по окончании пусконаладочных работ - акт готовности к пуску. После проведения тестового испытания будет подписан акт окончательной приемки. Все акты будут оформлены надлежащим образом и подписаны представителями поставщика, ООО «АСП-АКВА» и Заказчика (включая представителей государственных органов и инспектирующих служб, если это необходимо в соответствии с действующим законодательством РФ). Окончательный акт подписывается после окончания гарантийного периода.

По окончании финансовых расчетов с каждым поставщиком будут подписаны акты сверок, урегулируются незакрытые претензии.

Затем будет проведена окончательная сверка с проектной бухгалтерией по стоимости всех закупленных товаров.

Для целей подтверждения завершения процедуры закупочной деятельности ООО «АСП-АКВА» выполнит, не ограничиваясь, следующее:

• Подготовит и предоставит документ, подтверждающий получение всех закупленных товаров и сопутствующей документации (чертежей, опросных листов, отчетов, инструкций и т.п.)

• Подготовит и предоставит документ, подтверждающий отсутствие незакрытых претензий со стороны поставщиков

• Подготовит и предоставит документ об оплате всех причитающихся сумм за закупленные товары.

• Проведет сверку окончательной стоимости всех закупленных товаров

После подписания данных документов процедура закупки считается завершенной.