Материально-техническое обеспечение
1. Цели деятельности по МТО
Основные цели деятельности по Материально Техническому Обеспечения (МТО):
-
обеспечение потребности Заказчика в МТО надлежащего качества, в требуемые сроки и по оптимальным ценам;
-
осуществление поставок в координации со сроками строительства и пусконаладки;
-
соблюдение принципа бережливости;
-
соблюдение требований и стандартов РФ в части экологической, промышленной безопасности;
-
соблюдение законов, норм и правил РФ в отношении стран-производителей оборудования и материалов
Фундаментальные составляющие плана МТО:
-
заблаговременное определение условий проведения закупочной деятельности, включая сроки поставки и ожидаемое качество результатов;
-
заблаговременное определение методов, критериев и порядка определения победителя для всех участников;
-
информационная открытость закупок;
-
равноправие, справедливость, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки;
-
формирование и поддержание конкурентной среды для осуществления закупок с соблюдением требований по привлечению местных ресурсов и с учетом ограничений (включая санкции);
-
выбор технико-коммерческих предложений поставщиков по наилучшим совокупным значениям требуемых показателей (качество, условия поставки, цена и др.);
-
консолидация всей информации, имеющей отношение к МТО, в единой базе данных
-
постоянный контроль за исполнением поставщиками договоров поставки;
-
целевое и экономически эффективное расходование денежных средств на приобретение товаров, работ, услуг (реализация мер, направленных на сокращение издержек Заказчика);
-
своевременная поставка бестарных материалов
-
оптимизация взаимодействия в ходе рабочего проектирования за счет присутствия представителей от ключевых поставщиков в офисах ООО «АСП-АКВА».
-
присутствие представителей группы МТО ООО «АСП-АКВА» в главных офисах поставщиков, а также на площадках модульного производства (если используются) и на строительной площадке
-
все поставляемое оборудование, материалы и запасные части должны быть новыми и использоваться впервые.
-
все поставляемое оборудование и материалы должны быть лицензированными и сертифицированными надлежащим образом.
ООО «АСП-АКВА» поставляет все оборудование и материалы, необходимые для выполнения работ в соответствии с условиями договора. Во избежание сбоя при выполнении работ ООО «АСП-АКВА» также поставляет за свой счет достаточное количество резервных и запасных частей в соответствии с типом и параметрами оборудования и материалов.
ООО «АСП-АКВА» осуществляет закупки по всему миру на конкурсной основе, за исключением случаев, когда иное требуется в соответствии с нормами или Техническими условиями, при условии соблюдения норм Российской Федерации в отношении стран-производителей.
ООО «АСП-АКВА» подбирает конкурентоспособные заявки. Оценка заявок выполняется с учетом технических аспектов. Заказы на закупку / Договоры субпоставки подписываются после утверждения технической части заказа Заказчиком.
ООО «АСП-АКВА» выбирает Поставщиков и оборудование в соответствии с утвержденной заказной документацией, а также регламентами по МТО и требованиями графика.
Для каждого Проекта ООО «АСП-АКВА» рассматривает возможность использования единого логистического оператора и/или осуществления практически всех закупок собственными силами за исключением части строительных материалов, поставка которых передается в зону ответственности строительных подрядчиков.
Требования к привлечению местных ресурсов
ООО «АСП-АКВА» обеспечивает равноправные и разумные возможности участия российских компаний в поставке товаров и услуг по Проекту.
В случае невозможности привлечения российских компаний, либо более низкой их конкурентоспособности (по техническим и коммерческим характеристикам) привлечение иностранных компаний осуществляется с учетом действующих санкций в отношении России (от поставщиков, на которых данные санкции не распространяются).
2. Процедура управления МТО
Управление материально-техническим обеспечением (МТО) начинается с момента определения требований:
-
к закупаемым товарам (разработка ПД/РД, ТЧЗ, ОЛ),
-
к потенциальным поставщикам (проведение процедур отбора потенциальных поставщиков, разработка и утверждение перечня одобренных поставщиков по основным видам оборудования и материалов требуемых по проекту)
-
к заключаемым договорам субподряда.
Управление и контроль МТО проводится на всем протяжении выполнения Проекта: разработка и согласование комплекта ТЧЗ и ОЛ, на их основании подготовка запросов на закупку, запрос коммерческого предложения, оценка предложений по отбору, выдача рекомендаций о заключении контракта, размещение заказа на поставку/заключения договора Субподряда, экспедирование, контроль качества, инспекции, транспортировка и таможенное оформление, получение товара на складе, хранение и выдача закупленного товара, оплата и закрытие счета.
Управление поставками предусматривает:
-
Определение перечня оборудования, материалов и конструкций
-
Подготовку и согласование разделительной ведомости
-
Предварительный расчёт стоимости оборудования и материалов
-
Формирование, актуализацию и контроль исполнения графиков заказа и поставки оборудования и материалов
-
Подготовку отчётов по исполнению графика
-
Контроль за расходами на приобретение оборудования и материалов
Управление МТО включает в себя четыре основных этапа:
-
ЭТАП 1: Подготовительные процедуры
-
ЭТАП 2: Заказ
-
ЭТАП 3: Технический контроль
-
ЭТАП 4: Логистика
ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ |
Этап «ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ» включает в себя:
-
Получение от Проектного института или разработка силами собственного проектного подразделения комплекта Опросных листов (ОЛ), Запросов на техническое предложение (ЗТП), Технической части заказа (ТЧЗ) по проекту (Далее Документация для Заказа).
-
Согласование Документации для Заказа и передача ее в отдел МТО.
-
Определение перечня материалов и оборудования на основании Документации для Заказа и проведение предварительного расчета стоимости полученного перечня.
-
Подготовка предварительного перечня потенциальных поставщиков на основании вышеуказанного перечня материалов и оборудования и утвержденного конечным Заказчиком списка рекомендованных производителей оборудования и материалов.
-
Актуализация и согласование критериев оценки поставщиков/изготовителей с учетом особенностей данного Проекта.
ЗАКАЗ |
Этап «ЗАКАЗ» включает в себя:
-
Аттестацию поставщиков/изготовителей;
-
Проведение тендера;
-
Заключение контракта и его администрирование.
Аттестации изготовителей
-
Разработка и подготовка комплекта документов для предварительного отбора поставщиков.
-
Подготовка приглашений к участию в предварительном отборе
-
Отправка ОЛ, ЗТП, спецификаций, анкет претендентов
-
Получение оформленных вопросников, отзывов и другой документации для отбора поставщиков/изготовителей по проекту
-
Получение ТКП, согласование вопросов, возникших при подготовке ТКП
-
Формирование сводных таблиц общих данных по видам оборудования.
-
Формирование сводных таблиц технических данных по отдельным позициям оборудования
-
Подготовка аналитических материалов по предварительному отбору поставщиков.
-
Подготовка протоколов устранения замечаний по результатам рассмотрения технических предложений поставщиков/изготовителей
-
Утверждение перечней аттестованных по проекту поставщиков/изготовителей (4-5 заводов по каждому типу оборудования)
Организация и проведение тендера
-
Разработка и утверждение регламента проведения тендера, методики и критериев оценки технико-коммерческих предложений (ТКП), согласование состава тендерной комиссии.
-
Прием ТКП.
-
Анализ технической части предложения, уточнение технических вопросов в поставщиками, «выравнивание» всех участников по технике.,
-
Подготовка сравнительной таблицы по каждому виду оборудования, материалов и отбор участников допущенных к участию коммерческой части тендера. Для обеспечения получения предложения оптимальных по критерию цена/качество число участников коммерческой части тендера должно быть не менее 3-х.
-
Анализ коммерческой части предложения и подготовка сравнительной таблицы по каждому виду оборудования, материалов.
-
Проведение отбора. Оценка финальных ТКП и определение победителя.
-
Извещение победителя отбора и приглашение его для участия в переговорах по заключению контракта.
Заключение контракта и его администрирование
-
Разработка и согласование форм договоров на закупку оборудования и материалов
-
Проведение предварительных переговоров с претендентами
-
Урегулирование разногласий с выбранным поставщиком до заключения договора.
-
Контроль исполнения обязательств со стороны заводов-изготовителей по срокам, качеству, объёмам и стоимости
-
Контроль предоставления изготовителем необходимой документации на оборудование и материалы
-
Формирование, актуализация и контроль исполнения графика платежей за поставляемые оборудование и материалы, и т п.
-
Ведение претензионной работы (при необходимости)
ТЕХНИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ |
Этап «Технический контроль» включает в себя, не ограничиваясь:
-
Разработку плана-графика изготовления, проведения контроля качества на заводах-изготовителях оборудования и материалов.
-
Контроль получения РКД на заказанное оборудование, проверка соответствия РКД требованиям ОЛ, ЗТП, согласование РКД и выдача разрешения на начало изготовления оборудования.
-
Инспектирование и экспедирование процесса производства оборудования
-
Инспектирование и экспедирование процесса производства материалов.
-
Подготовку ежемесячных отчётов о статусе изготовления
В ходе инспектирования и экспедирования проводится:
-
Контроль качества и адекватности объема проводимых заводских испытаний.
-
Анализ исходных химических и физических свойств используемых материалов.
-
Мониторинг сборки, изготовления и монтажа изготовителем, а также все необходимые испытания.
-
Неразрушающий контроль сварных соединений.
-
Проверка соответствия характеристик и параметров произведенного оборудования проектным спецификациям и нормативным документам
-
Проведение испытаний под давлением,
-
контроль качества и комплектности оборудования,
-
Контроль качества, комплектности и сопроводительной документации к оборудованию (сертификаты заводских испытаний, сертификаты качества, паспорта на оборудование, инструкции и руководства по монтажу и эксплуатации и др.),
-
визуальный контроль,
-
инспекция перед отгрузкой (комплектность, упаковка, маркировка, качество погрузки, проверка корректности заполнения сопроводительной документации)
-
выдача разрешений на отгрузку оборудования
-
подготовка и передача Заказчику документов, подтверждающих проведение инспекции.
-
Оформление деклараций на соответствие требованиям Технического регламента стран Таможенного союза
ЛОГИСТИКА |
Этап «Логистика» включает в себя, не ограничиваясь:
-
Определение массогабаритных характеристик перевозимого оборудования и материалов
-
Определение географии доставки и объема логистических операций
-
Предварительный расчёт сумм транспортных, складских и прочих расходов
-
Подготовка, актуализация и контроль исполнения плана-графика логистических операций (погрузка, перевозка, таможенное оформление, разгрузка, складирования и пр).
-
Проверка и оформление договорной документации с контрагентами по логистике
-
Подготовка, актуализация и контроль исполнения графика платежей за услуги сторонних организаций по доставке, складированию, таможенному оформлению, и т п
-
Контроль за накладными расходами.
-
Организация выполнения поставок
-
Таможенное оформление
-
Хранение и страхование
-
Комплектация
Организация выполнения поставок
-
Оценка транспортных развязок на объекте на предмет доставки оборудования на площадку
-
Проработка условий перевозки, применяемых для данного вида оборудования, материалов
-
Выбор перевозчика
-
Расчёт транспортных схем
-
Разработка и актуализация графиков доставки оборудования и материалов по номенклатуре и объему и срокам.
Таможенное оформление
-
Проработка условий экспорта/импорта ТМЦ
-
Изучение валютного и таможенного законодательства РФ и стран-контрагентов
-
Подготовка плана платежей за таможенное оформление, услуги сторонних организаций по таможенному оформлению.
-
Предварительный расчёт сумм таможенных пошлин и сборов
-
Участие в согласовании внешнеторговых контрактов
-
Подготовка справок о стоимости доставки до границы РФ.
-
Подготовка пакета документов для таможенного оформления
-
Подготовка разрешающих документов на ввоз/вывод
-
Оформление таможенных деклараций
-
Проверка и оформление договоров со сторонними организациями на закупку услуг по таможенному оформлению
-
Контроль этапов прохождения таможенного оформления
Хранение и страхование
-
Анализ данных о наличии у Заказчика баз/складов для хранения оборудования и материалов
-
Согласование с Заказчиком условий и мест хранения оборудования и материалов до этапа монтажа.
-
Заключение договоров на страхование материалов и оборудование
-
Заключение договоров на охрану
Комплектация
-
Получение и складирование оборудования и материалов в соответствии с этапами строительства
-
Подготовка ведомостей комплектации.
-
Контроль отпуска оборудования и материалов в монтаж.
3. Завершение закупочной деятельности
После заключения всех договоров на поставку и проведения закупки оборудования/материалов, в момент передачи оборудования/материалов в строительство и монтаж должна быть передана вся сопутствующая документация (чертежи, сертификаты, ОЛ, отчеты, инструкции и т.д.) и составляется акт предварительной приемки.
После завершению работ по монтажу оборудования будет выпущен акт механической готовности, по окончании пусконаладочных работ - акт готовности к пуску. После проведения тестового испытания будет подписан акт окончательной приемки. Все акты будут оформлены надлежащим образом и подписаны представителями поставщика, ООО «АСП-АКВА» и Заказчика (включая представителей государственных органов и инспектирующих служб, если это необходимо в соответствии с действующим законодательством РФ). Окончательный акт подписывается после окончания гарантийного периода.
По окончании финансовых расчетов с каждым поставщиком будут подписаны акты сверок, урегулируются незакрытые претензии.
Затем будет проведена окончательная сверка с проектной бухгалтерией по стоимости всех закупленных товаров.
Для целей подтверждения завершения процедуры закупочной деятельности ООО «АСП-АКВА» выполнит, не ограничиваясь, следующее:
-
Подготовит и предоставит документ, подтверждающий получение всех закупленных товаров и сопутствующей документации (чертежей, опросных листов, отчетов, инструкций и т.п.)
-
Подготовит и предоставит документ, подтверждающий отсутствие незакрытых претензий со стороны поставщиков
-
Подготовит и предоставит документ об оплате всех причитающихся сумм за закупленные товары.
-
Проведет сверку окончательной стоимости всех закупленных товаров
После подписания данных документов процедура закупки считается завершенной.